Die Corona-Pandemie hat die Digitalisierung in vielen Bereichen vorangetrieben. Auch die jährliche Eigentümerversammlung lässt sich inzwischen ins Internet verlegen. Dies schien vielen gerade während des Lockdowns eine gute und bequeme Lösung. „Die digitale Eigentümerversammlung birgt allerdings noch einige Rechtsunsicherheiten und ist nicht so unkompliziert, wie der Gesetzgeber es sich vorgestellt hat“, sagt Christian Putschäw, Fachanwalt für Miet- und Wohneigentumsrecht in der Kanzlei Breiholdt Voscherau Immobilienanwälte.
Leichtere Teilnahme
Förderlich für die Beteiligung: Die Online-Zusammenkunft erspart lange Anreisen. Per Tablet oder Telefon nehmen so jene eher teil, die aus einer anderen Stadt kommen und deshalb oftmals wegbleiben. „Gerade bei Ferienimmobilien oder anderen WEGs mit weit verstreuten Eigentümern dann eine vorteilhafte Alternative, um sich einzubringen“, sagt Putschäw.
Beschluss nötig
Grundsätzlich muss sich die Eigentümergemeinschaft zuvor mehrheitlich einverstanden erklären, dass die Versammlung künftig online abgehalten wird. Für den Fall, dass doch ein Eigentümer oder eine Eigentümerin persönlich an der Versammlung teilnehmen möchten, muss dafür ein Raum zur Verfügung stehen. „Der Verwalter ist immer verpflichtet, entsprechende Räumlichkeiten samt Übertragungstechnik zu organisieren und von hier die virtuelle Versammlung zu moderieren“, erklärt Putschäw. Wie bisher können Eigentümer dem Verwalter auch Stimmrechtsvollmachten erteilen.
Technik auswählen
Über die Art der elektronischen Kommunikation und die Ausgestaltung etwa bei Zwischenfragen stimmen die Eigentümer ebenfalls vorher ab. „Das Ergebnis ist in der Beschlussfassung konkret zu benennen“, ergänzt Putschäw. Als gut geeignet für die digitale Versammlung erweist sich in den meisten Fällen eine Videokonferenz. Kostenlose Videochats wie etwa Skype oder Jitsi sind einfach zu bedienen und inzwischen weitverbreitet. Allerdings sollte die Gesprächsdauer ausreichen, der Anbieter Zoom beispielsweise limitiert die Zeit in der kostenlosen Variante auf 40 Minuten. „Vor dem ersten virtuellen Meeting am besten einige Tage vorher einen Test-Call organisieren, damit sich alle mit der Technik vertraut machen und ihre Rechte später tatsächlich ausüben können“, rät Putschäw. Die Folgen von technischen Problemen, die einen Eigentümer teils oder ganz von der Versammlung ausschließen, müssen die Gerichte noch abschließend klären. „Wahrscheinlich wird es hier eine Differenzierung zwischen Stimm- und Gestaltungsrecht geben“, prognostiziert Putschäw.
Datenschutz beachten
Immer wichtig: Der Datenschutz ist unbedingt einzuhalten, da sonst die gefassten Beschlüsse anfechtbar sind. Für die Versammlung – auch für die digitale Alternative – gilt die Nichtöffentlichkeit. „Wer sich per Tablet etwa aus einem Restaurant oder bei Freunden zuschaltet, verstößt gegen diesen Grundsatz“, warnt Putschäw. Um auf der sicheren Seite zu sein, sollte der Versammlungsleiter die Verpflichtung in den Regelungen aufnehmen und schriftlich bestätigen lassen. Der Zugriff auf die Daten und die Protokollierung sorgen ebenfalls oft für Verunsicherung. „Ein Videomitschnitt der Versammlung ist nur zulässig, wenn alle Teilnehmer vorher einwilligen. Ein schriftliches Protokoll der Beschlüsse ist dann aber trotzdem nötig“, so Putschäw. Spätestens wenn die Klagefrist abläuft, muss die Aufnahme gelöscht werden. Gleiches gilt für die Erfassung der E-Mail-Adressen und anderer personenbezogener Daten.